In het digitale tijdperk van nu vertrouwen organisaties meer en meer op technologie om hun bedrijf draaiende te houden. Met de komst van Cloud gebaseerde toepassingen en services hebben werknemers toegang tot een steeds groter wordend scala aan programma’s. Met de vele mogelijkheden die er zijn, staat organisaties een uitdaging te wachten: Shadow IT.
- Shadow IT betekent kort gezegd: het gebruik van technologisch systemen/software binnen organisaties door medewerkers, zonder medeweten of goedkeuring van de IT-afdeling. Hoewel deze programma’s in sommige gevallen werknemers kunnen helpen om efficiënter te werken, vormen ze een risico voor de organisatie.
- Bij het gebruik van Shadow IT is de IT-afdeling niet op de hoogte van gebruikte systemen. Zij kunnen deze systemen niet voorzien van de juiste testen en kijken of ze voldoen aan de gestelde eisen. Dit, kan de organisatie kwetsbaar maken voor beveiligingsinbreuken. Zo kunnen mensen van buitenaf onbedoeld toegang krijgen tot je bedrijfsgegevens. Deze gegevens kunnen op straat gelegd worden door deze ‘indringers’ en zo ontstaat een datalek.
- Een ander risico is dat het gebruik van shadow IT door medewerkers onbewust leidt tot het niet voldoen aan wet- en regelgeving. Organisaties lopen daarom het risico op boetes, juridische stappen of reputatieschade.
- Tot slot, kan shadow IT integratie-uitdagingen creëren, omdat systemen niet aan de gestelde eisen voldoen. Dit kan weer leiden tot inefficiëntie in bedrijfsprocessen.
Het gebruik van shadow IT brengt dus enkele grote bedrijfsrisico’s met zich mee. Het is belangrijk om hier tegen op te treden, om zo de risico’s zoveel mogelijk te verkleinen.
Hoe kan je als bedrijf inspelen op Shadow IT?
Een belangrijke stap in de aanpak van shadow IT is het opstellen van een IT-beleid. Organisaties moeten in dat beleid de type systemen en services beschrijven die werknemers niet mogen gebruiken. Het beleid moet ook beschrijven wat er gebeurt als een werknemer Shadow IT wel gebruikt en welke consequenties daaraan verbonden zijn.
- Opleiden is in veel gevallen beter dan verbieden. Organisaties zullen hun werknemers moeten informeren over de risico’s van Shadow IT en het belang van het gebruik van alleen goedgekeurde systemen benadrukken. Werknemers moeten zich bewust zijn van de risico’s en de mogelijke gevolgen voor de organisatie en henzelf.
- Als het beleid is opgesteld en alle medewerkers op de hoogte zijn gebracht, volgt de volgende stap. Deze zorgt voor continuïteit. Organisaties zullen hun netwerkverkeer moeten blijven monitoren, om het gebruik van ongeautoriseerde systemen te detecteren en hiertegen op te treden.
- Het blijft voor organisaties van groot belang om goed te blijven samenwerken met medewerkers in de aanpak van shadow IT. Wat zijn hun wensen en op welke vlakken ondersteunen de huidige systemen onvoldoende in de dagelijkse werkzaamheden?
Alleen door goed te blijven samenwerken kunnen organisaties de uitdagingen van ‘het nieuwe digitale tijdperk’ het hoofd bieden. Bij IT-Concern hebben we beveiliging hoog in het vaandel staan. Wij helpen bij het opstellen van een IT-beleid en beheren proactief IT-omgevingen om zo de risico’s zoveel mogelijk te beperken. Wil je hier meer informatie over? Dan neem gerust contact met ons op.